Öfke Kolik Arkadaş Sohbet Ediyor.
Konu: “Sorunlara akılcı çözümler bulamamak” hayatlarımızı
etkiliyor? Ne yapmalı?
Kemal: Akıllı
Öfke Kazansın “A.Ö.K” kanunları odaklı çözümler bulabiliriz.
A.Ö.K. K.1: Sağlık
ve Mutluluk iş yerlerimizde Başlar. Evlerimizde Devam Eder! Öfke
Kolik lere Yer yok!
Serdar: “5
neden?” yöntemi her soruna uygulanabilir. Sorunun kaynağını bulmak için
kullanılan yinelemeli bir soru sorma tekniğidir. (2) Bu tekniğin amacı, bir sorun yada kusura neden olan sebebi bulmak
için “Neden?” sorusunun tekrarlanarak sorulmasıdır.
Can: Her bir
soruya verilen yanıt bir sonraki sorunun temelini oluşturur. Bu yöntem
basitliğinin aksine oldukça etkili sorun çözme imkânı sunuyor. Tekniğin adı her
ne kadar “5 Neden?” olsa dahi sorunun 5 kere sorulmasına gerek yok. “Neden?”
sorusunu, temel sebep bulununcaya kadar sormayı sürdürürüz. Bu bazen 3
olabilir, bazen 5 hatta bazen 7 veya daha fazla.
Caner: Bir
senaryo ile sorun çözmeyi deneyelim. Yatağa gitmek istemeyen bir çocuğunuz var.
Annesi çocuğu yatağa göndermek istiyor;
Anne: Yatağa
gitmen gerekiyor.
Çocuk: Neden?
Anne: Uyuman
lazım!
Çocuk: Neden?
Anne: Büyüme
çağındasın. İhtiyacın var.
Çocuk: Neden?
Anne: Vücudunun
dinlenmesi lazım!
Çocuk: Neden?
Anne: İnsanların
da pillerini şarj etmesi gerekiyor.
Çocuk: Neden?
Anne: Şarj
etmezsen yarın sokakta oyun oynamak için pilin kalmaz.
Çocuk: Neden?
Can: Güzelliği
basitliğinde, kolayca herkes tarafından uygulanabilecek ve temel sorunu ve
çözümü kolayca bulmanızı sağlayacak bir metot.
Kemal: Karmaşık
ve çok nedenli sorunlarda bu tekniğin, eksikleri veya bir kısıtları olsa da,
genelde çok işe yarıyor. Teknik sayesinde, sorunlar odağında kolayca, sebep-etki-hüküm
analizi yapabilirsiniz. Teknik sayesinde, bir neden’ in bozukluk mu ya da
problem mi olduğunu belirlenebilir.(3)
A.Ö.K. K.2: Lütfen Kalp
Kırmayalım. Öncelikle Kendi Kalbimizi! Yalanlara Yer Yok!
Serdar: 5 Neden
Tekniği basit ve kullanışlıdır;
§
Problemin temel nedenini bulmamızı sağlar.
§
Farklı nedenler arasındaki bağlantıyı fark ederiz.
§
Uygulaması çok kolaydır.
§
İstatistiksel analiz gerektirmez.
Can: 5 Neden
Tekniği nasıl uygulanır?
§
Evde, işte, okulda fark etmez. Belirlenen sorun
yazıya dökülür.
§
Ev halkı olabilir, öğretmen, öğrenciler olabilir
veya işyerinde müdür, çalışanlar olabilir, bir araya gelinir, beyin fırtınasına
geçilir.
§
Problemi somutlaştıracak olası nedenler rastgele
yazılır.
§
Böylece katılımcıların, nedenler arasından
kolayca seçim yapması ve konuya odaklanması sağlanır.
Caner: Problemi
meydana getiren nedenleri bulmak için “neden” diye sorulur ve cevaplar
problemin altına yazılır. Eğer “neden” sorusuna alınan cevap, birinci adımda
yazılan problemin ana nedenini ortaya koymuyorsa, tekrar “neden” sorusu
sorularak alınan cevap alt kısma yazılır.
Kemal:
Katılımcılar, problemin ana nedeninin tanımlandığı konusunda fikir birliğine
ulaşana kadar “neden” sorularına
devam edilir. En önemlisi, 5 Neden Analizinden sonra Beyin Fırtınası toplantıları yapılarak gerekli önlemlerin
alınmasıdır.
A.Ö.K. K.3: Şimdiyi
yaşayınız! Keşke, Asla, Her Zaman, Mutlaka Demeye son
veriniz!
Serdar: Müşteri
memnuniyetini arttırma konusunda bir örnek verelim;
Sorunumuz: En
büyük müşterimiz memnun değil?
Neden?
Çünkü geçen ay ekmek teslimatımız gecikti.
Neden?
Çünkü fırın kapasitesinin gerisinde kaldı.
Neden?
Çünkü un sıkıntısı vardı.
Neden?
Usta, unlar bozuk olduğu için, çoğu kez firmaya iade etti.
Neden?
Çünkü satın alma daha ucuz bir un tedarikçisi ile sözleşme
yapmış.
Neden?
Patron maliyeti düşürmek için satın almaya emir vermiş!
Neden?
Büyük müşterilerin çoğu, ekmek almadığı için maliyetler
yükselmiş!
Neden?
Ekmeklerin kalitesinden şikâyetler çoğalmış.
Neden?
Un kötü olduğu için!
Neden?
Ucuz un kullanılıyor.
Can: 5 Neden
Tuzaklarından Kaçınmak önemli! “5 Neden” tekniği, bir suçlama oyunu değildir. Nedenleri
yanıtlarken şunlara dikkat etmeliyiz;
§
Her bir cevap, bir eksiklik, bir israf, bir kalitesizlik
gibi kök nedenleri ortaya çıkarmaya odaklanmalıdır.
§
Çok karmaşık sorunlar için daha gelişmiş sorun
çözme tekniklerine başvurmanız gerekebilir.
§
Problemleri çözebilmek için önce problemi
tanımak ve sebeplerini öğrenmek gerekir. Bazen görünürdeki sebep bile bir sonuç
olabilir.(4)
A.Ö.K. K.4: Güç/Tüketim
Sarhoşluğundan ayılalım. 6 S Uygulayalım.
Caner: Farklı örnekle
devam edelim;
Sorun: Firma,
sektöründe önde gelen bir firmadır. Cirosunun çoğunu ihracat gelmektedir. Fakat
son aylarda satış hedeflerini gerçekleştirememektedir. Çoğu önemli
müşterilerini kaybetmektedir. Yönetim acilen bir kriz toplantısı yapar. Satışları
arttırmak için 5 Neden Tekniğini uygular:
DURUM / PROBLEM:
İhracat satışlarımız sürekli azalıyor.
NEDEN?
1.
Çünkü müşterilerimizden eskisi kadar iş
alamıyoruz. Yeni iş aldıklarımızdan da ikinci işi nadiren alabiliyoruz.
NEDEN?
2.
Çünkü müşterilerimiz ürün kalitemizden memnun
değil, sürekli müşteri şikâyeti alıyoruz.
NEDEN?
Çünkü yurtdışına gönderilen broşür, katalog, spesifikasyon
ve kalite belgelerinde yazan bilgiler ile gerçek ürün bilgileri arasında çok
önemli farklılıklar var. Potansiyel müşterilerin tamamına yakınına bu belgeler
gönderildi ve bunlara göre sipariş veriliyor.
NEDEN?
3.
Belgeler
Türkçe’ den yabancı dillere çevrildi ve önemli çeviri hataları var.
NEDEN?
4.
Çünkü çalışılan tercüme bürosu iyi ve yetkin bir
büro değil.
SONUÇ: Firma, satış kaybının tercüme bürosundan
kaynaklandığını tespit etmiştir. Mevcut tercüme bürosunu değiştirir. Satış
rakamlarının düşmesi durur, orta vadede artmaya başlar.
A.Ö.K. K.5: Öfkeye Karşı Sünger Olmayalım.
Teflon Olalım. Günde 10.000 karar hedefimiz Olsun.
Can: Evde, okulda, işyerinde, bir şey ters gitmesin! Parmakları işaret edip
suçlayacak birini arar ve bulur da! (5) Bu gelecekte aynı problemin yeniden
ortaya çıkmasını önlemez. Oysa yalın üretim, KAİZEN ve 6 SİGMA metodolojileri
sorunun çözümünde suçlama yerine, 5 Neden/Niçin tekniği yıllardır başarıyla
kullanıyor.
Kemal: Sorunu çözmenin
ilk adımı, onu doğru tanımlamaktan geçer.
Bir sorunun neden oluştuğunu sormadan
önce, sorunun ne olduğunu açıklamak gerekir. Sorun, onu aşırı derecede
basitleştirmeden mümkün olduğunca spesifik olmalıdır. Bu özgüllük, herkesin
sorunun aslında ne olduğunu kabul etmesini sağlar. Sorunun kör adamlardan ve fil durumlarından
kaçınmasını sağlamaya yardımcı olur.
A.Ö.K. K.6: Güler Yüz. Güzel
Duruş. Güzel Söz. Güzel Enerji göndermek bedavadır!
Serdar: Sorunun ne olduğunu kabul etmenin
ötesinde, ilgili herkes, en azından temel düzeyde, sorunun ne olduğunu
anlamalıdır. Sorunun formülasyonu çok teknik olursa, soruşturma masadaki
herkesi kapsamayabilir. Eğer çok belirsiz veya genişse, araştırma karışıklık
kazanacak ve verimsiz olacaktır.
Can: Sorunu çözmenin ikinci adımı, Sebep
zinciri oluşturmaktan geçer. Sorun bir kez eklemlendiğinde, sorgulama
başlar. Adından da anlaşılacağı üzere, araştırmanın kalbi burasıdır. Sorunla
başlayarak neden bunun oluştuğunu sorun. Sorun bir etkidir, bunun sebebini
açıklığa kavuşturmaya çalışın.
Caner: Bu işlemin yavaşça yapılması zorunludur. Sonuçlara varmak hata ve
semptomlara neden olmamalıdır. Sorunların olası sebepleri, körükleyen riskleri
beraberinde getirir. İşlem tamamlandığında, her bağlantı mantıksal olarak
sağlam olmalıdır. Sorunun kök sebebinde oybirliği sağlanmalıdır.
A.Ö.K. K.7: Sağlıklı yaşayalım: Probiyotik Beslenelim. Bol
Kahkaha atalım. 10.000 adım yürüyelim. Alaturka tuvalet
kullanalım. Dijital detoks uygulayalım. Şükredelim ve Dua
edelim!
Can: Her bir "nedeni" bir adım
atlamak için gerekli ve yeterli olan bir neden bulunmalıdır. Kök Neden doğru tanımlanmalıdır.
"Neden?" sorularını beş
(veya daha fazla) tekrar ettikten sonra kök bir nedene ulaşılmalıdır. Analiz
düzgün bir şekilde yürütülmüş ise, bu kök sebebin ortadan kaldırılması gelecekteki
hatayı önleyecektir. Bu, kök neden ile başlayıp nedensellik zincirinin çalıştırarak
çapraz kontrol yapılmalıdır.
Kemal: Kök sebep her zaman faaliyeti işaret etmelidir. Bu, 5 Neden yönteminin
vazgeçilmez, fakat genellikle gözden kaçan bir yönüdür. Yöntem, diğer kök neden
analizlerinin aksine, sürece en yakın insanlarla birlikte uygulanmalıdır. Özel
beceri veya istatistiksel eğitim gerektirmez. Yalnızca süreç içindeki
aşinalıkları bilen katılımcılara ihtiyaç duyar.
A.Ö.K. K.8: KAİZEN Uygulayalım! Korkularımızı
Unutalım. Yaşam Değerlerimiz için yaşayalım!
Serdar: "Neden" diye sorulan kişilerin, sorunlu süreci iyi bilen
insanlar olması hayati önem taşımaktadır. Sorunu çözmeyi amaçlayan kişiler,
sürece aşina değillerse sağlam bir neden sel zincir oluşturamazlar.
Can: Bu, yönetimin 5 Neden tekniğinin dışında tutulması gerektiği anlamına
gelmez; Nelerin yanlış gittiğini Yönetim anlamalıdır. Yönetim, çözüm önlemlerinin
tasarımı ve uygulanmasında gerekli kaynakları böyle sağlayabilir. Yönetim süreci
iyi bilen uzmanlarının analizde lider olmasına izin vermelidir.
A.Ö.K. K.9: Birbirimizi Akıllıca
Dinleyelim. Empati kuralım! Amaç kavga değildir. Öfkenin kök
nedenini yakalayalım!
Caner: Sorunların temel sebeplerini bulmanın yolu, doğal bir anlatım sürecine
endekslidir. Nedensellik zincirindeki her olay birbirine bağlıdır ve tutarlı
bir anlatım oluşturmalıdır. Sorunun tarafları, neler olup bittiğini ve nasıl
düzeltileceğini bu şekilde keşfedebilir. Kök neden her zaman bir süreçtir.
Teknik doğru uygulandığında karmaşık sorunların, en hızlı ve en düşük maliyetle
çözülmesine imkân verir. En güzel yanı ise, her hangi bir eğitimi olmayan
katılımcıların 5 Neden tekniği ile sorunlarını kolaylıkla çözebilmeleridir.
A.Ö.K. K.10: Çözüm odaklı iletişim kurulur. Ret
edilemeyecek bir teklif yapılır. Sonuçta kazanan Akıllı öfkemiz olacaktır!
Son söz: Sorunlardan
şikâyeti bırak, çözümleri devreye sok!
Faydalanılan Kaynaklar:
http://www.storyboardthat.com/tr/articles/b/5-whys-%C5%9Fablonu
Bu yorum yazar tarafından silindi.
YanıtlaSil